Microsoft Outlook

Es una aplicación de gestión del correo electrónico, contactos, tareas, notas y calendario. Permite acceder, de forma más accesible y más funcional en comparación de un entorno Web.

Idioma:  Entre muchos otros Microsoft Outlook se encuentra en español.

Licencia:  Microsoft Outlook forma parte del paquete profesional o empresarial de Microsoft Office.

Requisitos:

• Está disponible para equipos con sistemas operativo Windows 10, 8.1, 8, 7, Vista, XP, Me y 98.
• Precisa conexión a Internet.
• Precisa disponer de una cuenta de correo electrónico compatible con IMAP o POP3.  Por ejemplo Gmail y Outlook.
• En caso de no tener un resto visual funcional es recomendable saber Braille y usar una línea Braille.
• Se recomienda saber mecanografía o la disposición del teclado QWERTY.
• Se precisa comprensión lectora.
• Es necesario saber desplazarse por los elementos del sistema operativo y los controles de las aplicaciones.
• Es necesario saber desplazarse por los textos.

Accesibilidad:

• Se puede utilizar con los siguientes medios:
  • Teclado o combinaciones de teclas.
  • Puntero de ratón.
  • Revisor de pantalla.
  • Línea Braille.
  • Magnificador de pantalla.
• Se puede usar:
  • Siendo ciego o teniendo un resto visual poco funcional.
  • Precisando usar un ampliador de pantalla.
  • Teniendo resto visual funcional.
  • Con sordera o deficiencia auditiva poco funcional.
  • Con sordoceguera.
• Pautas de estandarización:
  • Utiliza la configuración de apariencia del sistema operativo (colores, tipos de letras).
  • El tamaño de los controles se ajusta a la configuración del sistema.
  • Dispone de buen contraste de los elementos.
  • El tamaño de los objetos es aceptable o grande.
• Opciones de mejora:
  • Se puede personalizar la apariencia con contrastes altos.
  • Se puede ajustar el tamaño de los textos.
  • Permite conversión a otros formatos.

Recursos utilizados en la valoración:

• Equipo de sobremesa y portátil con Windows 7 y XP.
• Microsoft Outlook 2010 y 2007.
• Revisor de pantalla JAWS versiones 11 y superior hasta la 18.
• Magnificador de pantalla ZoomText versiones 10.1 y 9.1.

Instalación y configuración.

• El procedimiento de instalación se realiza desde el paquete de instalación de Microsoft Office en sus versiones Profesional o Empresarial.
• La instalación y configuración la puede realizar una persona ciega.
• Detecta y realiza las actualizaciones automáticamente.

Para tener una mayor accesibilidad se recomienda tener en cuenta la siguiente configuración:

• Crear un icono de acceso en el escritorio asociándolo la combinación de teclas Control + Alt + C.
• Para que en los mensajes que escribamos aparezca el Cuadro de Edición “CCO” (Con Copia Oculta) abrir un mensaje nuevo y:
  • En Microsoft Office 2007 y 2010 a través de la Cinta “Opciones” pulsar el botón “CCO”.
  • En Microsoft Outlook 2003 ejecutar Barra de menú \ Ver \ Campo CCO.
• Desactivar la vista previa del mensaje seleccionado.
• Desactivar la visualización del panel de calendario y tareas.

Agregar una cuenta de correo.

• Sirve para poder manejar nuestro correo electrónico desde el programa, sin necesidad de acceder al correo electrónico.
• Hay varias formas de conectarse a la cuenta de correo electrónico:
  • IMAP:  Es muy recomendable si usamos la cuenta de correo electrónico en varios equipos al mismo tiempo, por ejemplo en el teléfono móvil, ordenador y portátil.
  • HTTP / WEB:  Resulta más limitada que IMAP y es menos habitual de usarla.  También permite usar el correo en varios dispositivos de forma óptima.
  • POP3:  Aunque con cierto nivel de configuración es posible usar la misma cuenta en varios dispositivos se precisa más nivel de optimización y pueden existir problemas de sincronización.
• Un servidor de correo puede soportar varias formas de conectarse al correo al mismo tiempo, aunque es posible que requiera activarlas previamente:
  • Google con sus cuentas de gMail permite conectarse por IMAP (activándolo previamente en su página Web) y también por POP3 (opción activada por defecto).
  • Hotmail, Live y Outlook permiten conectarse por IMAP y POP3.
• Para acceder a las opciones de configuración de una nueva cuenta de correo:
  • En Microsoft Outlook 2007 hay que ir a la Barra de Menú Herramientas \ Configuración de la cuenta…
• En el cuadro de diálogo que se abre pulsar el botón Nuevo…
• Si nuestra cuenta de correo es de un servidor habitual (gMail, Hotmail, Live, Outlook, Yahoo, etcétera) se puede tratar de que Outlook lo detecte y configure automáticamente.
• Algunos servidores de correo requieren una configuración manual, en ese caso deberemos obtener los siguientes datos de nuestro proveedor de correo:
  • Dirección de correo electrónico.  Por ejemplo, minombre@dominio.com
  • Servidor de correo entrante (IMAP o POP3).
  • Servidor de correo saliente.  También se le conoce con las siglas SMTP.
  • Nombre de usuario para acceder al correo.  Por ejemplo MiNombre.
  • Contraseña de acceso al correo.
  • Conocer si el el servidor de salida (SMTP) requiere autenticación.  Normalmente si la requerirá.
  • Número de puerto para el servidor entrante (IMAP o POP3):  Habitualmente será el 993, 465 o 143.
  • Tipo de conexión cifrada que requiere el servidor de correo entrante (Ninguna, SSL o TLS).  Habitualmente es SSL.
  • Número de puerto para el servidor saiente (SMTP):  Habitualmente será el 995 o 25.
  • Tipo de conexión cifrada que requiere el servidor de correo saliente (Ninguna, SSL o TLS).  Habitualmente es SSL.

Enviar un mensaje.

• Debemos estar en la Bandeja de Entrada.
• Para crear un mensaje nuevo pulsar Control + U.
• El cuadro de edición «Para» es donde deberemos escribir las direcciones de correo electrónico de los principales destinatarios del mensaje. Por ejemplo, minombre@dominio.com.
• Si un mensaje se dirige a varios destinatarios se pueden separar con ; (punto y coma).
• Para situarse en el cuadro de edición «CC (Con copia)» pulsar Tabulador.  En este cuadro de edición se escriben los destinatarios secundarios del mensaje.
• Otro cuadro de edición, que es posible activar si no lo está, es «CCO (Con copia oculta)».  Sirve para enviar un correo a varios destinatarios que quizás no se conozcan entre si y de los que  se quiere conservar su intimidad no revelando sus correos electrónicos.
• Para situarse en el cuadro de edición “Asunto” pulsar Tabulador.  Sirve para escribir una línea o titular del tema que se trata en el mensaje.
• Para situarse en el cuadro de edición que corresponde al cuerpo del mensaje pulsar Tabulador.  Sirve para escribir todo el texto del mensaje.  Admite múltiples líneas.
• Para enviar el correo pulsar Control + Enter.

Leer un mensaje:

• Para seleccionar un mensaje en la lista pulsar Flecha abajo o Flecha arriba.
• Para abrir el mensaje seleccionado pulsar Enter.
• Para leer el cuerpo del mensaje pulsar Flecha abajo o Flecha arriba.
• Para que el revisor de pantalla JAWS verbalice todo el texto pulsar JAWSKey + Flecha abajo.
• Para revisar los campos “Asunto”, “Con Copia”, “Para”, Fecha y hora de envío y Remitente del mensaje ir pulsando Mayúscula + Tabulador o Tabulador.
• Para cerrar el mensaje y volver a la bandeja de entrada pulsar Escape.
• Para borrar el mensaje seleccionado pulsar Suprimir.

Mensajes con archivos adjuntos.

• Sirven para enviar dentro de un correo electrónico uno o varios archivos.
• El tamaño y el tipo de los archivos a enviar por correo electrónico puede estar limitado.
• El procedimiento a seguir para escribir un mensaje con adjunto es el mismo que se describió anteriormente, pero antes de enviar el correo hay que adjuntar los archivos.
• Para insertar un archivo adjunto con Copiar y Pegar:
  • Se localiza y selecciona el archivo a insertar.
  • Para Copiar el archivo seleccionado pulsar Control + C.  También se puede hacer con el menú contextual \ Pegar.
  • Después volvemos al mensaje que se está escribiendo.
  • Para Pegar el archivo en el mensaje pulsar Control + V.  También se puede hacer con el menú contextual \ Pegar.
• Para insertar un archivo adjunto a través del Cuadro de diálogo “Insertar Archivo”:
  • En Outlook 2007 y 2010:
    • Para acceder a la Cinta de opciones pulsar Alt.
    • Para situarse en la pestaña “Insertar” pulsar Flecha derecha o Flecha izquierda.
    • Para situarse en el botón “Adjuntar archivo” pulsar Tabulador y confirmar con Enter.
  • En Outlook XP o 2003:
    • Para situarse en la Barra de Menú pulsar Alt.
    • Para situarse en el menú “Insertar” pulsar Flecha derecha o Flecha izquierda.
    • Para situarse en la opción “Archivo” pulsar Flecha abajo y confirmar con Enter.
  • En el cuadro de diálogo “Insertar archivo”:
    • Para situarse en la lista de carpetas y archivos pulsar Mayúscula + Tabulador.
    • Para desplazarse por la lista pulsar Flecha abajo o Flecha arriba.
    • Para entrar en una carpeta pulsar Enter.
    • Para salir de una carpeta pulsar Alt + Flecha arriba.
    • Para confirmar el archivo que se desea adjuntar pulsar Enter.
• Para ver los adjuntos de un mensaje:
  • Si es un mensaje que hemos recibido, antes debemos abrirlo.
  • Para situarse en el cuadro de edición Adjuntos pulsar Mayúscula + Tabulador.
  • Para seleccionar un archivo adjunto pulsar Flecha derecha o Flecha izquierda.
  • Para acceder a las opciones asociadas al archivo pulsar Menú contextual o Mayúscula + F10.
  • Para seleccionar «Abrir«, «Guardar«, etcétera, pulsar Flecha abajo o Flecha arriba y confirmar con Enter.

Responder a un mensaje.

• Seleccionar el mensaje al que se desea responder.
• Para responder al remitente del mensaje seleccionado pulsar Control + R.
• Para responder al remitente y a todos los demás destinatarios a los que se dirigió el mensaje seleccionado pulsar Control + Mayúscula + R:
• El destinatario será el que nos envió el mensaje original.
• Como Asunto del mensaje, automáticamente, se habrá copiado el asunto del mensaje original y delante le añade “RE: ”.
• El texto original, automáticamente, se habrá copiado en el cuerpo del mensaje.  Nuestra respuesta la debemos escribir por encima del texto original, el cursor quedará situado en la posición correcta y por tanto sólo es preciso comenzar a escribir.
• Para enviar el mensaje pulsar Control + Enter.

Reenviar un mensaje.

• Sirve para enviar un mensaje que hemos recibido a otra persona diferente al remitente del mensaje original.
• Seleccionar el mensaje que se desea reenviar.
• Para reenviar el mensaje seleccionado pulsar Control + F y seguir los pasos descritos en el apartado «Enviar un mensaje«.

Calendario.

• Para acceder al calendario pulsar Control + 2.
• Cuando ya se está en el Calendario, para cambiar a la vista de día pulsar Control + Alt + 1.
• Cuando ya se está en el Calendario, para cambiar a la vista de semana laboral pulsar Control + Alt + 2.
• Cuando ya se está en el Calendario, para cambiar a la vista de semana pulsar Control + Alt + 3.
• Cuando ya se está en el Calendario, para cambiar a la vista de mes pulsar Control + Alt + 4.
• Cuando ya se está en el Calendario, para cambiar el tipo de vista usando la barra de cintas, por ejemplo para que se muestren las citas de la semana, acceder a la barra de cintas pulsando Alt, desplazarnos hasta la pestaña «Vista» con Flecha derecha o Flecha izquierda. Localizar la opción «Semana laboral» o «Semana» pulsando Tabulador y confirmar con Enter.
• Estando en la vista de semana, para cambiar de día pulsar Flecha derecha o Flecha izquierda.
• Para situarse en el primer intervalo de tiempo pulsar Inicio.
• Para situarse en el último intervalo de tiempo pulsar Fin.
• Para ir a la cita siguiente pulsar Tabulador.
• Para ir a la cita anterior pulsar Mayúscula + Tabulador.
• Para guardar y cerrar una cita nueva pulsar Control + G.
• Para guardar y cerrar una cita pulsar Alt + S.

Usuarios de JAWS.

• Para ir a la cita siguiente pulsar Control + Punto.
• Para ir a la cita anterior pulsar Control + Coma.
• Para obtener un resumen de las citas del rango seleccionado pulsar JAWSKey + A.
• Para enviar el resumen de las citas al visualizador virtual pulsar JAWSKey + A (dos veces rápidamente).

Problemas detectados.

Un correo queda atrapado en la Bandeja de salida.

• Puede ocurrir cuando se trata de enviar un mensaje de correo que contiene un archivo adjunto con un tamaño superior al permitido.
• Cada vez que se trata de cerrar Microsoft Outlook informa de ello y pregunta si realmente desea cerrar el programa sin que se haya completado el envío, pero el envío nunca se completa.
• Para resolverlo hay que acceder a la Barra de menú > Herramientas > Enviar y recibir > Configuración de envío o recepción > Mostrar progreso…
• Situarse en la lista de tareas pulsando Tabulador.
• Seleccionar la tarea pendiente de completar con Flecha abajo o Flecha arriba.
• Situarse en el botón «Cancelar tarea» o «Cancelar todo» pulsando Tabulador y confirmar con Enter.
• Una vez canceladas las tareas pendientes de completar hay que situarse en la «Bandeja de salida«
• Seleccionar el mensaje que está atrapado y no se completa su envío.
• Seleccionado el mensaje atrapado pulsar sobre él la tecla de Menú contextual o Mayúscula + F10.
• En el menú contextual seleccionar «Eliminar» con Flecha arriba o Flecha abajo y confirmar con Enter.

Reparar archivos de datos de Outlook (.pst)

En ocasiones ante bloqueos del equipo inesperados mientras se estaba realizando alguna tarea en Outlook, o bien cierres erróneos de la aplicación, etc. es posible que los archivos .pst u .ost usados por Microsoft Outlook para almacenar la información de los mensajes y contactos se corrompan o no permitan su apertura. Outlook ante este problema nos mostrará un mensaje similar a: «El archivo Carpetas\Nombre.pst no es un archivo de datos de Outlook (.pst)»

Para tratar de resolver este problema se utilizará el programa SCANPST que incluye el propio Microsoft Outlook, normalmente en la carpeta «C:\Archivos de programa\Microsoft Office\OfficeXX» donde XX es la versión de Microsoft Office que se esté utilizando.

Una vez se esté ejecutando el programa en el primer cuadro de diálogo es preciso seleccionar el archivo (.pst) a examinar, para ello pulsar el botón «Examinar» y localizar el archivo en su carpeta correspondiente según se indicaba en el error mostrado por Microsoft Outlook.  Después, para que se comprueben los posibles errores del archivo  pulsar el botón «Iniciar«.

Concluido el reconocimiento en el siguiente Cuadro de Diálogo se indicará si se encontraron errores, en este caso se muestra la carpeta y el nombre con el cual será creado un archivo como copia de seguridad del actual.  Para comenzar la resolución de los problemas se debe pulsar el botón «Reparar«.

Si todo fue bien se mostrará un mensaje indicando que la reparación se completó.

Enlaces.

• Web de Microsoft Outlook.
• Soporte de Microsoft Outlook.

Fuentes, colaboraciones y biblioteconomía:

• Artículo «Reparar archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)» publicado en la Web de Microsoft.