Microsoft Excel accesible
Microsoft Excel es un programa que forma parte de la suite Microsoft Office y se utiliza para trabajar con hojas de cálculo. Permite organizar datos en filas y columnas, realizar cálculos automáticos mediante fórmulas, crear gráficos y analizar información de manera rápida y ordenada. Es muy útil para tareas como llevar presupuestos, listas, informes y cualquier actividad que requiera manejar números o datos.
Una persona ciega o deficiente visual grave que utilice un lector o magnificador de pantalla puede acceder a la información que está en las celdas, menús e incluso gráficos. Para ello es preciso que el autor del libro Excel haya tenido presentes algunas buenas prácticas para garantizar que un mayor número de personas puedan comprender y trabajar con los datos. Si el contenido no está bien estructurado (por ejemplo, sin encabezados claros, sin descripciones en gráficos o con celdas mal etiquetadas), el lector de pantalla no podrá interpretar la información correctamente. La accesibilidad asegura igualdad de oportunidades y cumplimiento de normativas sobre inclusión digital.
Idiomas: Tanto Microsoft Excel como los lectores y magnificadores de pantalla se encuentran en múltiples idiomas, entre ellos el español.
Licencia: Microsoft Excel para escritorio viene incluido con Microsoft Office que es de pago. Hay lectores y magnificadores de pantalla de pago (como JAWS) y gratuitos (como NVDA, el Narrador de Windows o VoiceOver para Mac).
Desarrollador: Microsoft es el desarrollador de Microsoft Excel o el Narrador de Windows.
Requisitos.
- Tanto Microsoft Excel como los lectores y magnificadores de pantalla están disponibles para equipos con sistemas operativos Windows y Mac OS.
- En caso de no tener un resto visual funcional es {necesario / recomendable} saber Braille y usar una línea Braille.
- Se recomienda saber mecanografía o la disposición del teclado QWERTY.
- Se precisa comprensión lectora.
- Es necesario saber desplazarse por los elementos del sistema operativo y los controles de las aplicaciones.
- Es necesario saber desplazarse por los textos.
- Es necesario saber editar texto, seleccionarlo, copiarlo y pegarlo.
- Es necesario saber crear y desplazarse por estructuras de archivos y carpetas.
Accesibilidad.
- Aunque existen versiones gratuitas de Microsoft Excel en plataformas Web, en el momento de actualizar este artículo, no resultan todo lo accesible que es necesario para un manejo funcional con los lectores y magnificadores habituales, lo que hace necesario que una persona ciega o deficiente visual grave instale en su equipo la versión de Microsoft Office para escritorio.
- Se puede utilizar:
- Siendo ciego y usar un lector de pantalla.
- Sabiendo Braille y usando una línea Braille.
- Siendo deficiente visual y usar un magnificador de pantalla.
- Teclado o combinaciones de teclas.
- Puntero de ratón.
- Teniendo resto visual funcional.
- Con sordera o deficiencia auditiva poco funcional.
- Con sordoceguera.
Recursos utilizados para la valoración.
- Microsoft Office 365 para escritorio.
- PC y portátil con Windows 11 de 64 Bits.
- Lector de pantalla JAWS 2026, NVDA 2025 y el Narrador de Windows.
- Línea Braille Focus Blue 5ª generación.
- Magnificador de pantalla ZoomText 2026.
Validación de datos.
- Sirve para limitar los valores que se pueden introducir en una celda. Es muy habitual que varias personas introduzcan datos en una misma hoja: estados, tipos, categorías, seguimientos… Cuando cada persona escribe los valores a su manera, aparecen errores y problemas a la hora de filtrar o analizar la información, para evitarlo se puede usar la validación de datos y listas desplegables.
- La validación de datos permite controlar qué se puede escribir en una celda.
- Permite crear listas desplegables:
- Selecciona la celda o rango donde se quieres presentar la lista.
- Acceder a la pestaña “Datos” > localizar el botón “Validación de datos”.
- Se abre el diálogo “Validación de datos”, en la lista “Permitir” se elige “Lista”.
- Hay dos posibilidades, la elección depende de la cantidad de datos a incorporar:
- Si la lista es corta (por ejemplo, “Sí, No, En blanco”, “Pendiente, En proceso, Finalizado”):
- En el campo “Origen”, se escriben las opciones separadas por punto y coma (por ejemplo: Pendiente; En proceso; Finalizado).
- Pulsa Aceptar.
- Si la lista es larga (por ejemplo, una lista de provincias), para facilitar la introducción y el mantenimiento de los valores:
- Introduce los valores en la propia hoja de Excel (a posteriori se puede ocultar la columna para protegerla de, ediciones).
- En el campo “Origen” se escribe el signo igual seguido de la referencia a la primera celda de la lista, el signo dos puntos (:) y la referencia a la última celda acompañando las referencias a las celdas con el símbolo $ para evitar que si se añaden o borran columnas, se pierda la referencia (por ejemplo =$I$1:$I$3). Con ratón se puede pulsar el desplegable del campo “Origen”, y seleccionar las celdas que contienen la lista.
- Pulsa Aceptar.
- A partir de ese momento, solo se podrán elegir esos valores, evitando errores de escritura.
Gráficos.
- Es la expresión de unos datos que se muestran en la hoja Excel.
- Mejoran las presentaciones, documentos y permiten realizar informes más claros.
- Los datos en los que se base ya deben haber seguido las pautas de accesibilidad, por ejemplo evitando:
- Rangos de celdas sin encabezados.
- Encabezados genéricos como “Columna1”.
- En la medida de lo posible, el uso de celdas combinadas.
- Seleccionar la tabla de datos, y en la cinta de opciones “Insertar” seleccionar un gráfico adecuado (los más recomendables son los de barras o líneas con categorías claras), evitando los circulares, especialmente si la diferencia entre valores es pequeña, dado que no serán fáciles de interpretar visualmente.
- Añadir un título significativo pulsando sobre el título del gráfico y escribir qué representa, por ejemplo, “Ventas trimestrales por delegación”.
- Etiquetar los ejes, con el gráfico seleccionado, acceder a la pestaña “Diseño” del gráfico, seleccionar “Agregar elemento del gráfico” y en el desplegable modificar las propiedades de los ejes que corresponda.
- Asegurar un buen contraste:
- Los colores de las series tendrán suficiente diferencia (evitar verde/rojo juntos).
- Evitar usar solo el color como elemento distintivo.
- Activar etiquetas de datos cuando aporten claridad, pero sin saturar visualmente el gráfico, para consultar los datos concretos siempre se puede acceder a la tabla de la que se extrae el gráfico.
- Evitar efectos 3D, puesto que dificultan la lectura.
- Añadir una descripción accesible, permite a un lector de pantalla mostrar la explicación:
- Seleccionar el gráfico.
- Acceder a la pestaña “Formato” (si no se ha seleccionado previamente el gráfico, la pestaña no estará visible).
- Pulsar el botón “Texto alternativo”.
- Escribir una descripción concisa, por ejemplo, “Gráfico de barras. Muestra ventas trimestrales: Sevilla 145, Cáceres 132, Valencia 118. Sevilla presenta el valor más alto.”.
- Prompt para Copilot: “Analiza esta tabla y sugiere el tipo de gráfico más claro y accesible para presentarla. Luego genera una propuesta de título y una descripción para texto alternativo.”
Comprobar accesibilidad.
- Es una herramienta incluida en el propio Microsoft Excel.
- Sirve para detectar posibles fallos y obtener los pasos necesarios para resolverlos.
- La revisión que realiza es bastante básica.
- Acceder a la pestaña “Revisar” y seleccionar “Comprobar accesibilidad”.
Colaboraciones, fuentes y biblioteconomía.
- Información intercambiada en la Organización Nacional de Ciegos Españoles (ONCE) entre los Técnicos de Tiflotecnología, el Centro de Tiflotecnología e Innovación (CTI), la Dirección de Autonomía Personal y la Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información (DSTI).